宣傳和推廣的費用與展會的整體效果和效益有很大的關系，不同的宣傳方式其費用也有很大的差別。展會宣傳費用對媒體選擇影響很大，因此參展商應提前做好預算，考慮宣傳成本，規劃投入費用，這樣才能在不加宣傳和推廣費用的同時實現預期的宣傳效果。

　　規劃投入宣傳費用時，不僅要考慮宣傳費用的多少，還要考慮宣傳費用的總體支出水平和額度。具體操作時，展覽宣傳費用預算可先按宣傳渠道的不同來分別制定，編制分級預算匯總成總預算。新辦的展覽，宣傳費用的投入約占展會總收入的20%~25%；已辦多屆的展覽，其宣傳費用大致占總收入10%~20%。

　　選擇代理公司可以利用專業化分工，提高效率，但費用較高。選擇時，該公司應有豐富的行業經驗及優秀的策劃能力，擁有強大的智力資源和傳播網絡優勢，對如何運作、推廣展覽有深入的理解，并掌握科學先進的營銷理念，對展覽不同時期的廣告投入方式與媒體選擇具有豐富經驗。

　　展覽營銷工作的各階段，需要很好地把握推廣時機。展覽前期，可在合適媒體上投放少量的形象廣告，以引起目標客戶的注意；中期可加大廣告的投放力度，以加強展覽項目的認同從而采取積極的行為；后期的廣告投放則主要針對展覽主辦地的參展者，以宣傳展覽品牌形象為主。

　　展會宣傳時一定要包括展覽主題、展覽規模、舉辦時間、地點、參會方式等各項宣傳要點，這些均有極強的時效性。因此，在渠道選擇上應注重時效性強且選擇便于保存、方便反復閱讀的媒體，如大眾報刊、專業雜志、直郵、網絡廣告等具有明確針對性的媒體，使之既能全面反應展覽信息的情況，也能節約宣傳和推廣的成本。